"

Delegacje – komu przysługują i w jaki sposób je rozliczać?

Delegacje zwane też dietami stanowią zwrot kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej. Nie podlegają one opodatkowaniu i oskładkowaniu w ZUS (stan na listopad 2019), ale od stycznia tego roku mogą już podlegać zajęciom komorniczym, jeżeli egzekucja ma na celu zaspokojenie roszczeń z tytułu alimentów, w tym należności budżetu państwa z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów.

Komu przysługuje dieta?

Diety przysługują przedsiębiorcom oraz ich pracownikom, pod warunkiem że ich podróż była bezpośrednio związana z działalnością firmy. Właściciel firmy transportowej, który sam jeździ jako kierowca ma prawo do rozliczenia delegacji i ujęcia ich w kosztach prowadzonej działalności. Jeśli chodzi o kierowców, to prawo do pobierania delegacji mają tylko ci zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Wszystkie inne formy zatrudnienia, czyli umowy zlecenie, umowa o dzieło nie uprawniają go do pobierania diet, ponieważ nie jest on pracownikiem w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy. Osobom niezatrudnionym u przedsiębiorcy a wykonującym przewozy na jego rzecz, np. osobom współpracującym również diety nie przysługują. Kierowca samozatrudniony świadczący usługi polegające na prowadzeniu pojazdu na rzecz innego przedsiębiorcy podobnie jak właściciel firmy transportowej może w ramach prowadzonej przez siebie działalności ująć w kosztach własne diety. Nie ma on jednak prawa do pobierania delegacji u przedsiębiorcy na rzecz którego świadczy swoje usługi.

Zgodnie z przepisami ustawy o czasie pracy kierowców, zawodowe prowadzenie pojazdów mechanicznych nie wyklucza możliwości odbywania podróży służbowej. Kierowca zawodowy każdorazowo będzie w delegacji, jeśli będzie wykonywał zadanie służbowe polegające na realizacji polecenia pracodawcy dotyczącego:
  • przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filię, przedstawicielstwo, oddział,
  • wyjazdu poza powyżej wskazaną miejscowość, w celu wykonania przewozu drogowego.
Nie ma przy tym znaczenia to, czy:
  • miejsce pracy określone w umowie o pracę przez pracodawcę dotyczy siedziby zakładu pracy, czy szerszego obszaru kraju lub całego województwa,
  • podróż służbowa wykonywana jest w ramach przyjętego jako miejsce pracy obszaru, czy poza nim,
  • podróż dotyczy stałej trasy kierowcy, czy trasy innej niż standardowa,
  • zatrudnienie dotyczy stanowiska kierowcy, czy też innego stanowiska, na którym wykonywane są wyjazdy związanie nieodłącznie z realizacją normalnych obowiązków pracowniczych.

Jak rozliczyć delegacje?

Każda podróż, która podlega definicji podróży służbowej kierowcy uprawnia go do uzyskania z tego tytułu diety. W przypadku gdy miejsce docelowe znajduje się poza granicami kraju, należy się dieta zagraniczna. Wysokość stawek określona została w załączniku do Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Stawka diety krajowej wynosi 30 zł.

Do prawidłowego rozliczenia należności z tytułu podróży służbowych potrzebujemy następujących informacji:

  • data i godzina wyjazdu i przyjazdu do miejsca, w którym znajduje się siedziba pracodawcy. Pozwoli to na określenie początku i końca podróży służbowej,
  • data i godzina przekroczenia granicy kraju przy wyjeździe i wjeździe do kraju – od momentu wyjazdu z kraju do momentu powrotu nalicza się diety zagraniczne. Stawka zależy od kraju docelowego.
  • miejsce docelowe – przepisy nie określają w jaki sposób je wyznaczyć. Może to być np. miejsce pierwszego rozładunku za granicą. Jeśli trasa przebiega przebiega przez kilka krajów, wszystkie delegacje zagraniczne można rozliczyć według jednej stawki.

A co jeśli podróż trwała mniej niż dobę?

Jeśli podróż krajowa trwała mniej niż dobę, diety rozlicza się następująco:

  • poniżej 8 godzin – nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin – połowa diety krajowej,
  • ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.
Jeśli podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
  • poniżej 8 godzin – nie przysługuje,
  • do 8 godzin – połowa diety krajowej,
  • ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.
Nieco inaczej wygląda rozliczenie diety zagranicznej. Za każdą pełną dobę za granicą w podróży służbowej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę podróży:
  • do 8 godzin – 1/3 diety zagranicznej,
  • ponad 8 do 12 godzin – 1/2 diety zagranicznej,
  • ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.
Rozliczenie można przygotować ręcznie albo z pomocą specjalistycznego narzędzia. Każdy program służący do analizy czasu pracy kierowcy zawiera kalkulator diet. Firmy zajmujące się analizą i rozliczeniem czasu pracy kierowcy mają taką usługę w swojej ofercie.

W jakim terminie należy wypłacić delegacje?

Pracownik w związku z podróżą służbową ma obowiązek rozliczyć się z kosztów poniesionych w delegacji w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Kwestię tę regulują przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. W tym rozporządzeniu nie ma żadnej informacji dotyczącej terminu wypłaty pracownikowi należności delegacyjnych, niezależnie od tego, czy wypłacono zaliczkę czy też nie. W tym przypadku mają więc zastosowanie przepisy art. 455 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu Pracy. Zgodnie z nimi świadczenie powinno być wypłacone niezwłocznie po przekazaniu przez pracownika kompletnych informacji umożliwiających rozliczenie diet. Wypłata może nastąpić gotówką lub przelewem bankowym.
Do pobrania:
TSL PRO Sp. z o.o.

NIP: 537-26-49-053
KRS: 0000798669
Adres biura:
ul. Sidorska 117 C
21-500 Biała Podlaska

budynek serwisu VOLVO ETMUS
wejście od szczytu budynku - III piętro
info@transportowcy.com.pl +48 720 858 550