Z danych BIG InfoMonitor wynika, że ponad 60% firm transportowych miało problemy z przeterminowanymi należnościami powyżej 60 dni w drugiej połowie 2018 roku. Branża transportowa od lat boryka się z zatorami płatniczymi i niewiele zmieniło się w tej kwestii na przestrzeni czasu. Mam nawet wrażenie, że postępuje tendencja do wydłużania terminów płatności i obciążania przewoźnika pod byle pretekstem. O „dziwnych” wpisach w zleceniach napiszę następnym razem. Dziś skupię się nad tym jak zarządzać należnościami. Poniżej omówię 5 zasad, które nieraz uchroniły mnie przed zatorem płatniczym, a nawet bankructwem.
1. Sprawdzenie kontrahenta – poproś potencjalnego klienta o dokumenty rejestrowe i zapisz je w bezpiecznym miejscu – mogą być potrzebne jeśli się okaże, że firma nagle zniknęła z platformy, za pośrednictwem której zawierasz transakcję. Zapoznaj się z nimi – kiedy firma powstała, gdzie jest zarejestrowana, jaki jest jej majątek. Zastanów się czy w razie braku płatności komornik będzie miał co licytować. Wiadomo, że jeśli jest to sp. z o.o. sp.k z kapitałem zakładowym w wysokości 5000 zł, to szanse na odzyskanie jakichkolwiek pieniędzy właściwie nie istnieją Jeśli jest taka możliwość sprawdź jakie ma opinie na giełdach, forach grupach w mediach społecznościowych.
2. Dywersyfikacja przychodów – najgorszą rzeczą jaką możesz zrobić to przyjmowanie zleceń tylko od 1 klienta. Nawet jeśli masz tylko 1 auto i sam nim jeździsz nie możesz pozwolić sobie na to, aby uzależnić funkcjonowanie swojej firmy od tego jednego klienta. Nie ważne jak dobre oferowałby zlecenia i jak terminowo regulował należności. Nie masz pewności, że pewnego dnia ten kontrahent nie zbankrutuje, a Ty razem z nim. W celu zapewnienia stabilności finansowej współpracuj z różnymi klientami. Pamiętaj również o monitorowaniu salda należności z poszczególnymi kontrahentami.
3. Systematyczne monitorowanie płatności – prowadź rejestr należności. Jeśli używasz jakiegokolwiek programu do faktur najprawdopodobniej jest tak taka opcja. Jeśli wystawiasz faktury ręcznie, to prowadź taką ewidencję w pliku lub nawet w zeszycie. Ważne jest, aby prowadzić to systematycznie, wtedy będziesz wiedzieć które faktur stały się już wymagalne.
4. Przypomnienie o płatności – wiele firm stosuje te rozwiązanie, chociażby operatorzy telefonii komórkowej. Jeśli prowadzisz rejestr należności, to wiesz doskonale kiedy przypada termin płatności faktury i możesz to wykorzystać rozsyłając maile do klientów z przypomnieniem o płatnościach wymagalnych w najbliższym czasie. Zauważyłam, że bardzo często firmy nie płacą faktur dopóki się o nie upomnisz. Jeśli natomiast coś będzie nie tak z fakturą czy dokumentami masz szansę to wyjaśnić jeszcze przed upływem terminu płatności.
W przypadku braku płatności – niezwłoczne wszczęcie procedury windykacyjnej. Tutaj nie ma się co zastanawiać i czekać na cud. Wykonałeś usługę i należy Ci się za nią zapłata. Klienci wymagają terminowej realizacji zlecenia i Ty też masz prawo wymagać terminowej realizacji płatności. Im szybciej podejmiesz działanie, tym większe prawdopodobieństwo odzyskania pieniędzy.
2-3 dni po terminie płatności zadzwoń do spedytora/ księgowości i zapytaj o swoją płatność. Zapewne dostaniesz informację na kiedy zaplanowano zapłatę, np. najbliższy piątek.
Jeśli po tym czasie nadal nie będzie płatności lub potwierdzenia zapłaty ja wysyłam maila z wezwaniem do zapłaty i notą obciążeniową na 40 euro. W 98% przypadków płatność następuje po otrzymaniu wezwania.
W przypadku gdy płatność nie nastąpi w ciągu 2-3 dni od wysłania wezwania zlecam windykację firmie zewnętrznej, ale jest to mniej niż 1% faktur.