Delegacje – komu przysługują i w jaki sposób je rozliczać?

Delegacje zwane też dietami stanowią zwrot kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej. Nie podlegają one opodatkowaniu i oskładkowaniu w ZUS (stan na listopad 2019), ale od stycznia tego roku mogą już podlegać zajęciom komorniczym, jeżeli egzekucja ma na celu zaspokojenie roszczeń z tytułu alimentów, w tym należności budżetu państwa z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów.

Komu przysługuje dieta?

Diety przysługują przedsiębiorcom oraz ich pracownikom, pod warunkiem że ich podróż była bezpośrednio związana z działalnością firmy. Właściciel firmy transportowej, który sam jeździ jako kierowca ma prawo do rozliczenia delegacji i ujęcia ich w kosztach prowadzonej działalności. Jeśli chodzi o kierowców, to prawo do pobierania delegacji mają tylko ci zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Wszystkie inne formy zatrudnienia, czyli umowy zlecenie, umowa o dzieło nie uprawniają go do pobierania diet, ponieważ nie jest on pracownikiem w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy. Osobom niezatrudnionym u przedsiębiorcy a wykonującym przewozy na jego rzecz, np. osobom współpracującym również diety nie przysługują. Kierowca samozatrudniony świadczący usługi polegające na prowadzeniu pojazdu na rzecz innego przedsiębiorcy podobnie jak właściciel firmy transportowej może w ramach prowadzonej przez siebie działalności ująć w kosztach własne diety. Nie ma on jednak prawa do pobierania delegacji u przedsiębiorcy na rzecz którego świadczy swoje usługi.

Zgodnie z przepisami ustawy o czasie pracy kierowców, zawodowe prowadzenie pojazdów mechanicznych nie wyklucza możliwości odbywania podróży służbowej. Kierowca zawodowy każdorazowo będzie w delegacji, jeśli będzie wykonywał zadanie służbowe polegające na realizacji polecenia pracodawcy dotyczącego:

przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filię, przedstawicielstwo, oddział,
wyjazdu poza powyżej wskazaną miejscowość, w celu wykonania przewozu drogowego.

Nie ma przy tym znaczenia to, czy:

miejsce pracy określone w umowie o pracę przez pracodawcę dotyczy siedziby zakładu pracy, czy szerszego obszaru kraju lub całego województwa,
podróż służbowa wykonywana jest w ramach przyjętego jako miejsce pracy obszaru, czy poza nim,
podróż dotyczy stałej trasy kierowcy, czy trasy innej niż standardowa,
zatrudnienie dotyczy stanowiska kierowcy, czy też innego stanowiska, na którym wykonywane są wyjazdy związanie nieodłącznie z realizacją normalnych obowiązków pracowniczych.

Jak rozliczyć delegacje?

Każda podróż, która podlega definicji podróży służbowej kierowcy uprawnia go do uzyskania z tego tytułu diety. W przypadku gdy miejsce docelowe znajduje się poza granicami kraju, należy się dieta zagraniczna. Wysokość stawek określona została w załączniku do Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Stawka diety krajowej wynosi 30 zł.

Do prawidłowego rozliczenia należności z tytułu podróży służbowych potrzebujemy następujących informacji:

data i godzina wyjazdu i przyjazdu do miejsca, w którym znajduje się siedziba pracodawcy. Pozwoli to na określenie początku i końca podróży służbowej,
data i godzina przekroczenia granicy kraju przy wyjeździe i wjeździe do kraju – od momentu wyjazdu z kraju do momentu powrotu nalicza się diety zagraniczne. Stawka zależy od kraju docelowego.
miejsce docelowe – przepisy nie określają w jaki sposób je wyznaczyć. Może to być np. miejsce pierwszego rozładunku za granicą. Jeśli trasa przebiega przebiega przez kilka krajów, wszystkie delegacje zagraniczne można rozliczyć według jednej stawki.

A co jeśli podróż trwała mniej niż dobę?

Jeśli podróż krajowa trwała mniej niż dobę, diety rozlicza się następująco:

poniżej 8 godzin – nie przysługuje,
od 8 do 12 godzin – połowa diety krajowej,
ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Jeśli podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

poniżej 8 godzin – nie przysługuje,
do 8 godzin – połowa diety krajowej,
ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Nieco inaczej wygląda rozliczenie diety zagranicznej. Za każdą pełną dobę za granicą w podróży służbowej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę podróży:

do 8 godzin – 1/3 diety zagranicznej,
ponad 8 do 12 godzin – 1/2 diety zagranicznej,
ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Rozliczenie można przygotować ręcznie albo z pomocą specjalistycznego narzędzia. Każdy program służący do analizy czasu pracy kierowcy zawiera kalkulator diet. Firmy zajmujące się analizą i rozliczeniem czasu pracy kierowcy mają taką usługę w swojej ofercie.

W jakim terminie należy wypłacić delegacje?

Pracownik w związku z podróżą służbową ma obowiązek rozliczyć się z kosztów poniesionych w delegacji w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Kwestię tę regulują przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. W tym rozporządzeniu nie ma żadnej informacji dotyczącej terminu wypłaty pracownikowi należności delegacyjnych, niezależnie od tego, czy wypłacono zaliczkę czy też nie. W tym przypadku mają więc zastosowanie przepisy art. 455 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu Pracy. Zgodnie z nimi świadczenie powinno być wypłacone niezwłocznie po przekazaniu przez pracownika kompletnych informacji umożliwiających rozliczenie diet. Wypłata może nastąpić gotówką lub przelewem bankowym.

Do pobrania:

Szef też może...

Szef też może odliczyć diety

Szef też może....

Przedsiębiorcy prowadzący działalność transportową i wykonywujący obowiązki kierowcy otrzymali możliwość zaliczenia kosztów diet związanych z podróżami służbowymi do kosztów uzyskania przychodów w ramach limitów określonych w odrębnych przepisach ( takie same jak dla pracowników).

Dlaczego tak późno?

Do tej pory urzędy skarbowe stały na stanowisku, iż diety są do składniki należne tylko dla pracowników.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odpowiedzialny za interpretacje podatkowe w interpretacji nr. 0115-KDIT3.4011.438.2023.1.AD dotyczącej kwestii zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych w kontekście prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego towarów (PKD 49.41.Z) zarówno dla transportu krajowego jak i międzynarodowego stwierdził.

"..Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (właściciel firmy), świadczący usługi transportowe osobiście na rzecz innego podmiotu, odbywając w związku z wykonywaniem tych usług krajowe i zagraniczne podróże służbowe, ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej wartość diet z tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, pokreślonych w odrębnych przepisach.."

Dyrektor KIS - Krajowa Informacja Skarbowa, wyjaśnia, że przedsiębiorca, w tym przypadku właściciel firmy, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, o ile podróże te są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i spełniają określone kryteria.

Wskazuje także na to, że odesłanie do art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców nie ma zastosowania do przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą.

Przedstawione stanowisko jest zgodne z obowiązującym prawem podatkowym i orzecznictwem sądów administracyjnych.

Chcesz obniżyć podstawę opodatkowania o wyliczenie diet i delegacji w swojej firmie?
Zapraszamy do kontaktu tacho@transportowcy.com.pl

Publikujemy również dla Etransport.pl artykuł na ten temat znajdziesz pod linkiem:
https://www.etransport.pl/wiadomosc71845.html

Wynagrodzenie kierowcy płatne nawet do 21 dnia miesiąca

Ustawa o delegowaniu kierowców była zapowiadana jako duże korzyści zarówno dla kierowców jak i dla pracodawców. Miała również uprościć naliczanie wynagrodzeń.

Jak się jednak okazuje będą też utrudnienia.

W przypadku kierowców delegowanych dopuszcza się wypłatę wynagrodzenia w 2 transzach – pierwsza jak zawsze do 10 dnia miesiąca, a druga nawet do 21.

I to jest jakieś uproszczenie, bo faktycznie ciężko było zdążyć z poprawnym naliczeniem wynagrodzeń w terminie, jeśli nie było możliwości zdalnych odczytów aut. Do tego trzeba było uzyskać dane dotyczące odcinków delegowania, żeby prawidłowo naliczyć wynagrodzenie za pracę za granicą. A to wszystko trwa.

Z jednej strony będzie więc więcej czasu na spokojne rozliczenie kierowców, z drugiej strony jednak powstanie konieczność sporządzania 2 list płac – pierwszej do 10 dnia miesiąca, drugiej do 21 dnia miesiąca.

Kierowcy w transporcie krajowym i międzynarodowym, którzy nie są pracownikami delegowanymi będą mieli wynagrodzenia wypłacane wg dotychczasowych zasad.

Przepisy dotyczące zmian w wynagrodzeniach kierowców wchodzą w życie od 19 sierpnia. Żeby z nich skorzystać należy dokonać zmian w regulaminie pracy lub warunkach zatrudnienia. Można to zrobić dopiero po wejściu w życie ustawy.